Почему остатки в программе не совпадают с реальностью

Если система показывает 100 единиц, а на складе 94, это ещё не означает кражу.

Возможные причины

Ошибка при приёмке. Неоформленное перемещение. Неоформленное списание. Ошибка продажи. Возврат. Пересорт. Двойная карточка товара. Порча. Хищение.

Коротко

Расхождение — сначала этап, не человек. Чаще всего ломается приёмка: в накладной одно, на полке другое, в программу ушло третье.

Приёмка: где ошибка рождается

Если расхождение есть с первого дня карточки, вор ни при чём. Не досчитали коробок. Приняли без сверки штрихкода. Пересорт: этикетка от одного SKU, внутри другой. Двойная карточка одного товара. Дальше программа честно показывает ложь.

Сверяйте факт с накладной до подписи: количество, название, штрихкод.
Не ставьте на полку «потом проведём».
Брак и недостача поставщика — отдельным актом, не молчаливым «ну почти».
Один человек считает, второй вводит — если поток позволяет.

Как расследовать

Проверяйте движение товара по цепочке: приход → хранение → перемещение → продажа → возврат → списание. Ищите момент, когда учёт перестал соответствовать факту. Правильный вопрос: не «кто украл?», а «на каком этапе возникло расхождение?».

Что не делать сразу

Не списывать разницу «на кассу».
Не делать полную ревизию каждую неделю от паники — выберите формат.
Не закупать ещё, пока не понятно, что из «остатка» реально есть.

По ходовым SKU я сверил полку и программу на этой неделе.
Последняя приёмка проведена в день факта.
Я знаю, идти в ревизию или в карту потерь магазина.